Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, jota Hotelli Sommelo / HS-Retro Oy suorittaa palveluidensa tarjoamiseksi asiakkailleen sekä asiakassuhteiden hankintaan ja ylläpitoon. Hotelli Sommelo / HS-Retro Oy on sitoutunut suojelemaan asiakkaidensa yksityisyyttä ja käsittelemään henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lain ja tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihin, jotka koskevat Hotelli Sommelon asiakkaita, uutiskirjeen tilaajia sekä Hotelli Sommelon verkkosivuilla ja verkkokaupassa vierailevia henkilöitä. Rekisterinpitäjinä tämän tietosuojaselosteen käsittämien henkilötietojen osalta toimii Hotelli Sommelo. Rekisterinpitäjän yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen kohdasta 7.

 

  1. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Keräämme ja käsittelemme asiakkaan henkilötietoja vain silloin, kun ne ovat tarpeellisia Hotelli Sommelon liiketoiminnalle ja meillä on siihen suostumuksesi. Käyttämämme henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan asiakkaalta puhelimitse, sähköpostilla, tai sähköisillä/tulostettavilla lomakkeilla asiakassuhteen hoitamista varten.

Henkilötietorekisterin tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: palvelujemme kehittämiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen, asiakassuhteiden –ja palvelun hoitamiseen, palveluiden ja tuotteiden mainontaan ja markkinointiin, tiedottamiseen sekä turvallisuuden varmistamiseen.

MAJOITUS-, KOKOUS- JA RAVINTOLAPALVELUT

Käsittelemme asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen ja sen täytäntöönpanoon perustuen seuraavia tietoja:

Yhteystiedot: etu- ja sukunimi, osoite, postinumero, kaupunki, maa, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Maksutiedot: luottokortin numero, nimi luottokortissa, kortin erääntymiskuukausi ja –vuosi

MATKUSTAJAILMOITUKSET

Matkustajailmoitusten käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.

Matkustajailmoituksessa käsiteltävät tiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansallisuus, mukana matkustavan puolisen ja alaikäisen lasten nimet, suomalaiset henkilötunnukset, osoite, Suomeen saapumismaa, matkustusasiakirjan numero sekä saapumis- ja lähtöpäivämäärät. Lisäksi voidaan kirjata majoittumisen tarkoitus.

MARKKINOINTI- JA MAINONTA

Käsittelemme asiakkaan luovuttamia tietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitetta suoramarkkinointiin, kuten uutiskirjeen toimittamiseen asiakkaalle.

 

  1. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Olemme sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti. Rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Hotelli Sommelon henkilökunnalle ja yhteistyökumppaneille, kuvatun käyttötarkoituksen, esimerkiksi markkinoinnin toteuttamiseksi. Siinäkin tapauksessa henkilötietoja käsitellään vain sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Muutoin tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, jollei palvelun toteutus sitä edellytä. Jos tietoja luovutetaan, niiden turvatasosta huolehditaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

 

  1. Tietoturvallisuus

Rekisterin tiedot tallentuvat Hotelli Sommelon palvelimelle, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Rekisterit sijaitsevat lukitussa tilassa.

Verkkokaupan tietokannat säilytetään palvelimilla, jotka ovat EU:n sisällä ja niiden suojaus on hoidettu alan yleisesti vaatimin turvamenetelmin. Hotellinx on suojannut laitteiston ja palvelimen alalla yleisesti hyväksytyin tavoin käyttämällä palomuuria, virusturvaa ja muita alalla yleisesti käytettyjä tietosuojakäytäntöjä. Palvelin, jolla asiakkaan tietokanta sijaitsee, on suojattu edellä mainittujen lisäksi myös kulunvalvonnalla. Ohjelmat, jotka toimivat suoraan selaimessa, esim. NetReservations ja Housekeeping ovat palvelimella, joka on suojattu SSL-suojaustekniikalla.

 

  1. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen ja pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriimme tallennetut häntä koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja toimittaa rekisterinpitäjälle, jonka yhteystiedot löydät kohdasta 7. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjausta, mikäli hänen tietonsa ovat muuttuneet tai hän huomaa niissä virheitä. Tässä tapauksessa korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 7 mainitulle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi, esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin. Lisäksi tietyissä tapauksissa hänellä on oikeus tulla unohdetuksi, jolloin poistamme kaikki sinusta keräämämme tiedot. Meillä saattaa kuitenkin olla lakiin perustuvia velvoitteita henkilötietojesi säilyttämiseen. Esimerkiksi laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta voi velvoittaa meitä säilyttämään matkustajailmoituksien tiedot tietyn ajan.

 

  1. Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään tietojen tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meitä siihen edellyttää tai kunnes saamme tietojen poistopyynnön. Tietojen säilytysaika alkaa heti tietojen vastaanottamisesta. Säilytämme matkustajailmoituksia 1 vuoden ja tarjouspyyntöihin liittyviä henkilötietoja korkeintaan 2 vuotta.

 

  1. Evästeet

Kävijätietojen seuraamisessa ja tilastoinnissa käytetään Google Analyticsia ja Google Tag Manageria. Molemmat ovat Google Inc:n (myöhemmin Google) ylläpitämiä verkkoanalyysipalveluita. Palvelut tallentavat käyttäjän päätelaitteelle evästeitä, jotta se voi analysoida verkkosivuston käyttöä. Evästeeseen lisätyt tiedot välitetään palveluntarjoajalle ja tallennetaan palveluntarjoajan palvelimille. Googlen palvelimet voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tietojen avulla Google arvioi verkkosivuston käyttöä, koostaa käyttöraportteja verkkosivuston omistajalle ja voi mahdollistaa verkkomainonnan kohdentamisen sivuston käyttäjille. Palveluntarjoaja voi luovuttaa tiedot kolmansille osapuolille, jos laki velvoittaa siihen.

Lisätietoja Googlen tavoista käyttää evästeitä saat täältä. https://policies.google.com/technologies/cookies

 

Googlen tietosuojakäytäntöön voit tutustua tarkemmin täältä. https://policies.google.com/privacy

 

  1. Yhteystiedot

Rekisterinpitäjän ja rekisteristä vastaavan yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:

Hotelli Sommelo / HS-Retro Oy

Pallokentäntie 2, 45700 Kuusankoski, Suomi Finland

Puh. +358 5 740701

Sähköposti: info@hotellisommelo.fi

 

Kirjalliset postit tulee lähettää osoitteeseen:

Hotelli Sommelo

Pallokentäntie 2, 45700 Kuusankoski

 

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:

Inka Kosonen, 

Sähköposti: info@hotellisommelo.fi

Puh. +358 5 740701

Hotelli Sommelo

Asiakaspalvelu paikalla:

Ma 6:00 - 19:00
Ti-Pe 6:00 - 18:00
La 8:00 - 16:00
Su 8:00-12:00

Hotelli Sommelo on joululomalla 20.12.-6.1.

05 740701
Pallokentäntie 2, Kouvola
info@hotellisommelo.fi